“Dalam dunia desain arsitektur lanskap, scope creep adalah seperti akar liar di bawah taman taman formal: tidak terlihat, tapi bisa merusak struktur secara perlahan.”

Sebagai praktisi perencana dan perancang arsitektur lanskap selama lebih dari tiga dekade, saya sudah melihat berbagai bentuk perubahan dalam proyek: yang disepakati, yang disepakati setengah hati, dan yang tidak pernah disepakati tapi tetap kita kerjakan.

Di dunia kami yang setiap waktu bergelut dalam proses perencanaan dan perancangan masterplan, khususnya dalam arsitektur lanskap berskala besar seperti taman kota, kawasan resort, maupun pemulihan lahan pasca tambang, mahluk scope creep ini  bukanlah  sekadar istilah tetapi melainkan bahaya nyata yang sering menunggu kesempatan untuk masuk dalam setiap proses pelaksanaan kontrak konsultan.

Apa itu scope creep?
Secara sederhana, scope creep adalah meluasnya pekerjaan proyek di luar batas yang sudah disepakati dengan dan atau tanpa perjanjian biaya tambahan dan waktu yang jelas. Biasanya hal ini datang dari kalimat-kalimat  “cuma tambahin ini sedikit”, “boleh revisi satu kali lagi?”, atau “klien butuh visual tambahan untuk pitching minggu depan”.

Jadi sebaiknya anda selalu ingat dan cipta kondisi jika berhadapan dalam situasi;

                 🛑 Red Flag (Waspada Scope Creep Jika…)

• Klien sering meminta “hal kecil” di luar kesepakatan awal.
• Ada banyak diskusi informal tanpa catatan tertulis.
• Tim internal mengerjakan revisi tanpa perintah atau persetujuan resmi.
• Tidak ada waktu tambahan tapi pekerjaan makin melebar.
• Budget tetap, tapi hasil kerja yang diminta bertambah.

Awalnya terdengar tidak berbahaya, tapi ketika “tambahan kecil” itu dikalikan 5 (lima) zona resort, ditambah 3 (tiga) stakeholder yang berbeda, lalu diminta sebelum minggu depan harus selesai dengan tanpa biaya tambahan, maka jangan menyesal jika anda sedang kehilangan kendali proyek.

Oleh karna itu dilakukan Tindakan evaluasi dampak sebelum menyetujui perubahan, dan jika ternyata  Anda tidak bisa mengukur dampaknya, perubahan dan permintaan tersebut jangan di lakukan.

“Kontrak yang ambigu tidak jelas adalah undangan terbuka bagi kesalahpahaman. Dan kesalah-pahaman adalah cara paling elegan scope creep menyelinap masuk.”

Kenapa Scope Creep Terjadi?

Sering kali berdasarkan pengalaman, banyak yang menyalahkan klien, padahal sesungguhnya yang terjadi berdasarkan fakta, scope creep lebih sering terjadi karena ketidaktegasan profesional dalam mendefinisikan batas kerja sejak awal. Ini bukan semata soal siapa salah, tapi soal siapa tidak cukup disiplin di awal.

Beberapa penyebab umum yang biasa terjadi adalah;

1. Kontrak yang tidak rinci
2. Tidak adanya dokumentasi saat permintaan tambahan muncul
3. Komunikasi informal tanpa tindak lanjut tertulis
4. Ke-engganan untuk mengatakan “tidak” demi menjaga relasi

Indikator bahwa sudah terjadi invansi dari mahluk scope creep pada pelaksanaan proyek bisa di pantau dari gejala yang menyatakan bahwa Anda sedang mengalami Scope Creep,yaitu;

• Proyek meleset dari jadwal padahal tidak ada revisi resmi
• Tim mulai lembur untuk hal-hal yang tidak direncanakan
• Margin keuntungan mengecil tanpa alasan yang jelas
• Anda bekerja lebih keras, tapi tak tahu untuk siapa

Dampak yang terjadi, kelelahan mental dan jasmani bagi tim konsultan akan terjadi karna pekerjaan akan berulang ulang, mulai tercipta kondisi proses perencanaan disain proyek ini buru-buru untuk cepat di selesaikan tanpa pertimbangan kualitas disain, akibatnya terjadi kegiatan plagiatism dengan cara melakukan tindakan copy paste ide atau bentukan disain dari berbagai web disain ke arsitekturan di internet, unsur ke-orsinilitasan disain diabaikan yang penting cepat selesai  dan alhasil disain perencanaan menjadi tidak berkualitas dan layak untuk di jadikan acuan pelaksanaan proyek.

Kita harus tetap mengingat bahwa kesempurnaan disain tercapai bukan ketika tidak ada yang bisa ditambahkan, tetapi ketika tidak ada lagi yang bisa dihilangkan.

Bagaimana Kami Mengatasinya di Base Design Network?

Kami belajar melalui proyek yang sudah kami kerjakan selama ini dengan nilai ratusan juta  rupiah dan mendapatkan pembelajaran bahwa kontrak adalah pagar, bukan formalitas. Berikut prinsip kami:

1. Definisikan Ruang Lingkup Seperti Anda Menulis Cerita

Ruang lingkup harus menjawab pertanyaan: apa yang kami kerjakan, kapan, bagaimana, untuk siapa, dan apa yang tidak kami kerjakan. Jika klien tidak tahu batas, jangan salahkan mereka kalau mereka tidak tahu dan melewatinya.

2. Gunakan Matriks Deliverable

Visualisasi seperti tabel atau peta kerja jauh lebih efektif daripada paragraf panjang dalam kontrak. Klien visual pun akan paham.

3.Sediakan Jalur Resmi untuk Perubahan

Kami tidak menolak perubahan tapi kami mengelolanya. Setiap perubahan punya jalur: permintaan --> penilaian dampak ---> persetujuan biaya & waktu ---> eksekusi. Tanpa dokumen perubahan, tidak ada pekerjaan tambahan.

4. Berani Bilang “Tidak” Secara Profesional

“Ya” yang tidak didukung kontrak bisa jadi awal dari kerugian. Maka, kami selalu mengingatkan tim: “Bantu klien, tapi jangan menyakiti perusahaan.”

Pesan penting untuk para praktiksi muda,bahwa;

Kita semua ingin menyenangkan klien, tapi kita bukan pekerja lepas dadakan. Kita adalah profesional yang punya nilai, waktu, dan batas keahlian.Ingatlah:

“Setiap pekerjaan tambahan tanpa kesepakatan adalah donasi. Dan kita bukan Lembaga sosial .”

Penutup

Scope creep bukan soal teknis semata. Ia adalah ujian integritas profesional. Anda bisa jadi desainer brilian, tapi jika proyek Anda selalu bocor secara manajerial maka jenjang karier anda tidak akan bertahan lama. Maka, bangun kebiasaan untuk mendefinisikan, mencatat, dan menegaskan.

Kami di BaseDesign percaya, kedisiplinan dalam ruang lingkup adalah fondasi dari kepercayaan klien jangka panjang. Selalu Fokus pada tujuan inti dan menolak tambahan fitur yang tidak esensial dan tentu saja fleksibilitas diperlukan, akan tetapi harus tetap dalam koridor tujuan awal  dan tidak menyimpang.

"Kegagalan dalam merencanakan adalah merencanakan kegagalan." Benjamin Franklin

Label: artikel, fee design, Konsultan Lansekap, kontraktor lansekap, opini, pendidikan, serba-serbi